コピー機・複合機のレンタル完全ガイド｜リースとの違い・定額サービス・カウンター料金の見直し方

コピー機・複合機とプリンターの違い

オフィスの「コピー機」の正体は複合機（MFP）

オフィスで「コピー機」と呼ばれている機器の大半は、正確には複合機（MFP：Multi-Function Printer）です。プリント・コピー・スキャン・FAXの機能が1台に統合された業務用機器で、RICOH、富士フイルムビジネスイノベーション（旧ゼロックス）、京セラ、シャープ、キヤノンなどのメーカーが製造しています。

純粋な「コピーだけできる機械」は現在ほぼ流通しておらず、「コピー機」という呼称は複合機の通称として使われています。本記事でも「コピー機」は複合機を指す前提で解説します。

コピー機とプリンターでは検討すべきことが違う

レンタルを検討する場合、デスクトップ型プリンターとオフィスのコピー機（複合機）では考えるべきポイントが異なります。

• デスクトップ型プリンター：A4対応が中心。小型で宅配で届く。自分でWi-Fi接続して使い始められる。定額制（月額5,000〜15,000円）が主流。
• 業務用複合機（コピー機）：A3対応が標準。床置きで重量50〜100kg超。業者による搬入・設置・ネットワーク接続が必要。カウンター保守型（基本料＋枚数課金）が主流。

「プリンターのレンタル」で検索して出てくるサービス（スリホ、プリント革命、エコプリなど）は前者がメイン。「コピー機のレンタル」で想定されるのは後者です。本記事では後者──オフィスの業務用複合機──にフォーカスして解説します。デスクトップ型プリンターのレンタルについてはレンタルプリンター総合ガイドを参照してください。

コピー機の導入方法──リース・レンタル・定額サブスクの違い

リース（従来の主流）

日本のオフィスに設置されているコピー機の多くは、リース契約で導入されています。メーカー代理店や販売店を通じて5〜7年の長期契約を結び、月額リース料＋カウンター保守料金を支払う形態です。

リースの特徴は以下のとおりです。

• 新品の最新機種を導入できる
• メーカーのサービスエンジニアによる訪問保守が受けられる
• 月額リース料はリース会社との審査で決まる
• 途中解約は原則不可（残リース料の一括支払いが必要）
• カウンター料金の単価は交渉次第で大きく変わる

リース事業協会の統計によれば、OA機器は国内リース市場の主要分野のひとつですが、近年は契約件数が減少傾向にあり、より柔軟な調達方法へのシフトが見られます。

レンタル（カウンター保守型）

業務用複合機をレンタルで導入する場合、「カウンター保守型」のサービスが主な選択肢です。レンタル会社が所有する複合機（新品または整備済みの中古機）を貸し出し、搬入・設置から保守・撤去まで一括で対応します。

リースとの最大の違いは契約の柔軟性です。

• 最短14日〜1か月からの短期契約が可能
• 途中解約の違約金が無料（または低額）のサービスがある
• 審査が不要、または簡易な確認のみ
• 機種は中古が中心だが、整備済みで品質は実用レベル

代表的なサービスとして、レンコピ（レンタルバスターズ）、コピー機レンタル.com（OAナイン）、ジムテック（短期レンタル専門）があります。

定額サブスク型でコピー機は借りられるか

定額サブスク型のレンタルプリンターサービス（スリホ、プリント革命、エコプリなど）でも、一部のA3対応レーザー複合機を取り扱っています。ただし、以下の点でカウンター保守型とは異なります。

• 機種の選択肢が限られる（業務用メーカーの大型機ではなく、A3対応のビジネスインクジェットやA3対応レーザーが中心）
• 搬入・設置は自分で行うか、オプションで業者対応
• FAXやフィニッシャー（ステープル・パンチ等の後処理装置）には非対応の場合が多い
• 月額は固定でカウンター料金なし。インク・トナー込みで月額10,000〜25,000円

「FAXもフィニッシャーも不要、A3で印刷できればよい」という場合は、定額サブスク型の方がコストを抑えられます。一方、「従来のコピー機と同じ使い勝手が必要」であればカウンター保守型のレンタルを選ぶことになります。

コピー機のカウンター料金を見直す

カウンター料金とは何か

カウンター料金は、コピー機（複合機）の保守契約に付随する従量課金です。印刷1枚ごとにモノクロ・カラーそれぞれの単価が設定されており、月間の印刷枚数に応じた金額が請求されます。

カウンター料金には通常、以下が含まれます。

• トナー代（定期的に補充される）
• ドラムや定着器などの消耗部品の交換
• 故障時の修理・部品交換
• 定期メンテナンス（訪問または遠隔）

つまり、カウンター料金を支払っている限り、トナーの発注や故障時の修理手配を自社で行う必要がありません。この「お任せ」の仕組みが、コピー機がリースやカウンター保守型レンタルと親和性が高い理由です。

カウンター単価の相場と交渉

カウンター単価は固定された価格ではなく、販売店との交渉で決まるケースが大半です。一般的な相場は以下のとおりです。

• モノクロ：1枚あたり2〜5円（大量印刷企業は2円台、少量企業は4〜5円が目安）
• カラー：1枚あたり15〜30円（同様に印刷量で変動）
• 月額基本料：3,000〜8,000円（最低利用料金として毎月発生）

「同じ機種を使っているのにA社はモノクロ2円、B社は5円」ということが実際に起こります。自社のカウンター単価が相場と比べて高い場合は、リース更新時に交渉するか、レンタルへの切り替えを検討する価値があります。

定額制に変えるとカウンター料金はなくなるのか

定額サブスク型のレンタルに切り替えた場合、カウンター料金という仕組み自体がなくなります。月額固定料金にトナー・保守がすべて含まれるため、「今月はカラーを多く印刷したから請求が高い」という変動がありません。

ただし、定額制にも月間印刷上限があるサービスがほとんどです。上限を超えた場合は追加費用が発生するため、実質的には「カウンター料金の上限付き定額版」と考えるのが正確です。上限の仕組みについては契約時の注意点で詳しく解説しています。

コピー機レンタルの主要サービス比較

業務用複合機（コピー機）のレンタルに対応する主要サービスを整理します。

コピー機の導入形態を選ぶ判断基準

リースを続けるべきケース

• 月間印刷量が1万枚以上で、5年以上の安定利用が見込める
• メーカーのサービスエンジニアによる訪問保守を重視する
• 最新機種の新品を使いたい
• フィニッシャーやソート機能など、高度な後処理機能が必要
• 与信審査に問題がない企業規模がある

レンタル（カウンター保守型）に切り替えるべきケース

• リース契約が満了を迎える、または満了が近い
• 現在のカウンター単価が相場より高い
• 事業規模の変動が大きく、長期契約のリスクを避けたい
• 審査なしで導入したい（設立間もない企業、スタートアップ）
• 中古機でも業務に支障がない

定額サブスク型に変えるべきケース

• 月間印刷量が6,000枚以下で、コスト最適化が優先
• カウンター料金の変動をなくし、月額固定にしたい
• FAXやフィニッシャーは不要で、プリント・コピー・スキャンで十分
• 業務用メーカーの大型機でなくても、A3対応のレーザー複合機で対応できる

自社の印刷量・必要な機能・予算を整理したうえで、2〜3社から見積もりを取って比較するのが最も確実です。コスト比較の考え方は費用・価格の徹底比較の記事で、リースとの詳しい比較はリースとレンタルの比較記事で解説しています。