勤怠管理ツール選び方ガイド｜2025年最新機能比較とおすすめ活用事例
1. 勤怠管理ツールとは？基本と導入のメリット
1-1. 勤怠管理ツールの定義と役割
勤怠管理とは何か？どんな業務に関係するか
勤怠管理とは、従業員の出勤・退勤・休憩・残業・有給休暇などの勤務状況を正確に記録・管理する業務です。人事労務部門が中心となり、給与計算や労働時間の把握、法令遵守などと深く関係しています。企業にとって、正確な勤怠記録は労務リスクの回避や生産性の管理に欠かせない要素です。
従来の手動管理との違いと課題
紙やExcelでの手動勤怠管理は、記録漏れや集計ミスが起こりやすく、確認作業にも多くの手間がかかります。また、従業員数が増えるほど作業負担が増し、労務トラブルの原因にもなります。勤怠管理ツールを使うことで、正確かつリアルタイムな勤怠把握が可能になり、作業時間の大幅削減と正確性の向上が図れます。
クラウド型勤怠管理ツールの普及背景
クラウド型の勤怠管理ツールは、インターネット接続があればどこからでも利用できる利便性があり、テレワークや多拠点勤務の普及とともに急速に導入が進んでいます。ソフトのインストール不要で、データは自動的にバックアップされ、セキュリティ面でも安心。法改正への対応も迅速で、最新の労働基準法に準拠した運用が可能です。
1-2. 勤怠管理ツールを導入するメリット
打刻や勤怠集計の自動化による業務効率化
勤怠管理ツールを導入することで、従業員の出退勤データが自動で記録され、勤怠集計もリアルタイムに自動計算されます。これにより人事担当者の集計作業や確認業務の負担が大幅に軽減されます。紙のタイムカードや手動のExcel集計に比べて、作業時間が数十分から数時間単位で削減されるケースも多くあります。
法令対応・労務リスクの軽減
勤怠管理は法令順守が求められる領域であり、時間外労働や有給休暇取得義務などの管理を怠ると企業にとって大きなリスクとなります。勤怠管理ツールは、これらの労務規定を自動チェックし、警告や通知を行うことで、労務リスクの早期発見と未然防止を支援します。働き方改革の推進にも貢献するツールです。
リモートワーク・多様な働き方への対応
リモートワークやフレックスタイム制など、多様な働き方が広がる中で、柔軟に対応できる勤怠管理ツールの需要が高まっています。スマートフォンやPCからの打刻、GPSによる位置情報の記録、時差勤務やシフト勤務にも対応する機能により、どこにいても適切な勤怠記録が可能となります。
1-3. 勤怠管理ツールの主な機能
打刻（ICカード、スマホ、PCログインなど）
勤怠管理ツールでは、ICカードやスマートフォンアプリ、PCログイン時の打刻など、さまざまな手段で打刻が可能です。従業員の働き方に合わせて柔軟に設定できるため、オフィス勤務、テレワーク、現場作業などあらゆる環境に対応可能です。打刻データは自動でサーバーに保存され、不正打刻の防止にも役立ちます。
勤怠データの集計・分析
打刻されたデータはリアルタイムで集計され、勤務時間や残業時間、有休取得状況などを可視化できます。部署や個人単位での比較分析や月次レポートの自動出力も可能で、人事戦略や労務管理の意思決定を支援します。過去の傾向を分析することで、働き方の改善施策にもつながります。
残業・有給・シフト管理機能
残業申請や有給休暇の取得申請・承認ワークフロー、複雑なシフトパターンへの対応も勤怠管理ツールの重要な機能です。各社員の就業規則や契約形態に応じた設定が可能で、ルールに沿った適切な勤務管理を実現します。これにより管理職の負担軽減や、労働時間の透明化が進みます。
2. 勤怠管理ツールの選び方と比較ポイント
2-1. 導入前に整理すべき選定基準
自社の就業ルールに対応できるか
勤怠管理ツールを選ぶ際には、自社の就業規則や労働時間制度に柔軟に対応できるかが重要です。たとえば、フレックスタイム制や交代制勤務、時短勤務など多様な勤務形態に対応しているかを確認しましょう。規則に沿った打刻ルールや休憩管理が設定できることは、労務リスクの軽減にもつながります。
必要な機能と不要な機能の明確化
すべての機能を搭載したツールが最良とは限りません。実際の業務で使わない機能が多すぎると、操作が複雑になり、かえって現場での定着を妨げる要因になります。自社にとって「必要不可欠な機能」が何かを明確にし、コストや操作性の観点からもバランスよく選定することが大切です。
利用人数・業務フローとの適合性
ツールが対応できるユーザー数や部署構成、承認フローとの整合性も選定基準として見逃せません。従業員数が多い企業では、役職や部署ごとに異なる承認ステップに対応できるワークフロー機能が必須です。また、今後の人員増加を見越した拡張性も確認しておくと安心です。
2-2. 機能・UI・法令対応の確認ポイント
画面の使いやすさ・直感的な操作性
勤怠ツールの導入後、現場で実際に使用する従業員が混乱しないよう、UIのわかりやすさや操作の簡単さは極めて重要です。入力ミスを防ぐ工夫や、打刻漏れへのアラート表示などもチェックすべきポイントです。誰でも直感的に操作できるツールは、定着率が高く効果も早く現れます。
労基法や法改正への迅速な対応
勤怠管理は法令との密接な関係があり、特に働き方改革や残業規制、労働時間の上限などに関する法改正に柔軟に対応できるツールが求められます。提供元がアップデートや対応方針を迅速に提示しているか、事例やFAQでの情報提供があるかも確認しましょう。
給与計算・人事システムとの連携性
勤怠管理ツール単体で完結するよりも、給与計算ソフトや人事管理システムとのスムーズな連携が図れることが、業務全体の効率化につながります。CSV出力やAPI連携の有無、主要ソフトとの互換性は事前にチェックすべき項目です。
2-3. コスト・サポート・拡張性で比較
月額料金・初期費用の考え方
勤怠管理ツールは、導入時の初期費用や月額利用料が必要なケースがほとんどです。料金体系は利用人数に応じて変動する場合があるため、将来的なコストも見越して検討が必要です。機能数が多ければ高機能ではありますが、必ずしもコスパが良いとは限らないため要注意です。
導入支援・カスタマーサポートの充実度
ツールの初期導入や社内定着を支援する体制が整っているかは、スムーズな運用に直結します。設定代行や説明会、FAQの整備など、導入支援の内容を事前に確認しましょう。また、トラブル発生時に迅速に対応してくれるサポート窓口があるかも要確認です。
拠点展開や人員拡大に伴うスケーラビリティ
企業の成長に伴い拠点が増えたり、業務フローが複雑化したりするケースでは、柔軟に拡張できるツールであることが求められます。複数拠点の一元管理、複雑な権限設定、データ分析機能の充実度なども比較ポイントになります。
3. 利用シーン別おすすめ勤怠管理ツール
3-1. 中小企業・スタートアップ向け
KING OF TIME｜低コスト・高機能の定番ツール
KING OF TIMEは、月額数百円から利用可能な低コストでありながら、ICカード打刻やスマホ対応など機能も充実しています。中小企業やスタートアップでも導入しやすく、法改正への対応や労務管理の自動化を図りたい企業に最適です。クラウド型で初期導入も簡単なため、限られたリソースでの業務効率化に貢献します。
ジョブカン勤怠管理｜初期導入が簡単なクラウド型
ジョブカン勤怠管理は、直感的な操作画面とわかりやすい設定フローにより、ITリテラシーが高くない企業でもスムーズに導入が可能です。出退勤の記録やシフト管理、休暇申請など基本機能が揃っており、必要な機能だけを選択できるモジュール型の提供形態も魅力です。
CLOUZA｜シンプルで使いやすいUI設計
CLOUZAは、クラウドベースでの勤怠管理を前提に設計されており、シンプルな操作性が特長です。多機能ではないものの、打刻・集計などの基本機能をしっかりと網羅しており、小規模事業者にとって扱いやすいツールです。スマホ対応やマルチデバイスでの利用も可能です。
中小企業向けツールは、コストを抑えながらも基本機能が充実し、スムーズな導入が可能な点が共通しています。
3-2. 大企業・多拠点展開企業向け
キンタイミライ｜複雑な勤務体系への柔軟対応
キンタイミライは、24時間体制やシフト勤務など多様な働き方に対応した勤怠管理が可能なツールです。就業規則に応じたカスタマイズ性も高く、複数拠点での勤怠管理も一元化できるため、大企業に適しています。導入支援も手厚く、スムーズな移行が可能です。
TimePro-VG｜高精度な勤怠管理と豊富な実績
TimePro-VGは、ICカードや生体認証による正確な打刻管理が可能で、労働時間のリアルタイム集計や長時間労働の監視など高度な機能を搭載しています。製造業や病院など厳密な勤怠管理が求められる業種で多数の導入実績があります。
HP：https://www.amano.co.jp/tis/line-up/timepro-vg/
COMPANY｜人事・給与との一体型システム
COMPANYは、大企業向けに設計された統合型ERPの一部として提供されており、勤怠データと人事・給与情報をシームレスに連携できます。業務全体の効率化を図りたい企業や情報の整合性を重視する企業にとって、強力な選択肢となります。
HP：https://www.works-hi.co.jp/products/attendance
3-3. 業界特化型・機能特化型のツール
スマレジ・タイムカード｜小売・飲食向け
スマレジ・タイムカードは、店舗ビジネスを展開する小売・飲食業に特化したツールで、シフト管理や店舗ごとの勤怠データの集約が容易です。POSシステムと連携することで売上との比較分析も可能で、経営判断のスピードアップにも貢献します。
HP：https://timecard.smaregi.jp/
CC-BizMate｜現場業務に強い柔軟な管理
CC-BizMateは、建設・製造・物流など現場作業を中心とした業種向けに開発されており、GPS打刻や現場ごとの勤怠管理などに対応しています。勤怠情報のリアルタイム把握や安全管理との連携も可能で、現場の状況に応じた柔軟な運用が可能です。
freee勤怠管理Plus｜バックオフィス統合が可能
freee勤怠管理Plusは、freeeシリーズの一部として提供され、会計・人事労務との統合が強みです。特に中小企業のバックオフィス業務を一元管理したい場合に有効で、経理・労務の情報連携によって二重入力の手間を削減できます。